Één Persoon, Één Record: Hoe een Afdelingssilo's Werden Vervangen door een Geünificeerd CRM

Een tiener sluit zich aan bij een jeugdprogramma. Een paar jaar later schrijft ze zich in voor een campusprogramma, en nog later wordt ze donateur. Voor de organisatie is dit één lange relatie. Voor haar databases waren het drie vreemden.

Dit was de realiteit bij de Orthodoxe Unie, een non-profit die vele programma's onder één dak runt.

De organisatie 

De programma's van de Orthodoxe Unie omvatten:

• NCSY voor tieners

• JLIC op universiteitscampussen

• Yachad voor mensen met een handicap

• de Impact Accelerator voor andere non-profits

• campagnes voor belangenbehartiging

• programma's in Israël, onder anderen

In de loop der jaren bouwde elke afdeling zijn eigen systeem, waardoor dezelfde persoon in meerdere databases kon worden opgeslagen en niemand het volledige beeld had.

Waarom gescheiden systemen niet meer werkten

• Geen compleet beeld. Records waren gedupliceerd over afdelingen, zodat niemand de volledige geschiedenis van een persoon met de organisatie kon zien.

• Overal legacy-systemen. MARS, de Yachad API, het Impact Accelerator-platform en een aparte achtergrondcontrole-app bevatten elk jaren aan data en dagelijkse workflows.

• Gevoelige gegevens op het spel. Het combineren van records betekende dat één database medische gegevens zou bevatten voor jeugd- en inclusieprogramma's. Elke afdeling moest nog steeds alleen zijn eigen records kunnen zien.

• Te veel handmatig werk. Goedkeuringen, bevestigingen, herinneringen en bedankberichten werden grotendeels handmatig afgehandeld.

De architectuur: drie lagen

In 2025–2026 hielp het ontwikkelbedrijf SoftPro deze systemen te consolideren tot één platform. Het is georganiseerd in drie lagen:

1. Webapplicatie voor personeel. Afdelingen werken in hun eigen ruimtes, met hun eigen schermen en toegangsregels.

2. API. Het voedt de applicatie en bevat de bedrijfslogica.

3. In te sluiten widgets. Evenementregistratie, betalingen en aanmeldingen lopen via de publieke websites van de organisatie.

Centraal staat één record voor elke persoon en elk huishouden. Het bevat hun volledige geschiedenis bij de organisatie: programma's, evenementen, familie, donaties en communicatie.

Zes ontwerpbeslissingen die het deden werken

• Gedeelde records, afdelingslagen. Elke afdeling voegt zijn eigen gegevens toe bovenop een gemeenschappelijk persoon- en huishoudenrecord. Dubbele records worden gedetecteerd en samengevoegd.

• Een functie-voor-functie migratie. Elke legacy-functie werd in kaart gebracht naar een nieuwe plek, workflows werden opnieuw opgebouwd in het CRM, en speciale importtools verplaatsten bestaande data.

• Privacy in de datalaag. Afdelingsisolatie filtert automatisch elke aanvraag. Toegangsregels, toestemmingsregistratie en audit-trails zijn ontworpen met HIPAA-vereisten in gedachten.

• Modules met duidelijke grenzen. Elke afdeling werd tegelijkertijd in dezelfde codebase ontwikkeld. Elk afdelingsgebied is een aparte module, die bij elke wijziging automatisch wordt gecontroleerd, zodat het werk aan de ene module veel minder snel invloed heeft op een andere.

• Widgets voor het publiek. Een korte snippet embedt een widget op elke website. Inloggen is wachtwoordloos via een link in een e-mail, en registratie en betalingen gaan rechtstreeks het CRM in.

• Gebeurtenisgestuurde automatisering. Een nieuwe registratie, betaling of andere wijziging activeert kant-en-klare workflows voor goedkeuringen, bevestigingen, herinneringen en bedankberichten.

Technologiestack

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Data: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgets: Web Components (Vue)

• Authenticatie: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Cloud en levering: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integraties: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, het betalingsplatform van de organisatie

Waar het project staat

• Systemen vervangen. Het CRM vervangt MARS, de Yachad API, het Impact Accelerator platform, en een zelfstandige app voor achtergrondcontroles.

• Schaal. Het platform omvat meer dan 40 functionele modules die jeugd, campus, inclusie, Israël, belangenbehartiging, evenementen, fondsenwerving, betalingen, personeel en vrijwilligers bestrijken. Deze draaien op meer dan 480 databasetabellen, meer dan 40 API-gebieden en meer dan 70 geautomatiseerde workflows.

• Publieke widgets. Widgets voor evenementenregistratie, betalingen, belangenbehartigingscampagnes en adviseurtoepassingen staan klaar om ingebed te worden.

• Privacy ingebouwd. Afdelingsisolatie geldt voor elke aanvraag, naast toestemmingstracking en audit trails.

• Uitrolplan. Afdelingen gaan één voor één live, elk eerst getest door een kleine groep echte gebruikers. De volledige uitrol is gepland voor eind 2026.

Lessen voor organisaties met meerdere programma's

De casus van OU toont aan dat het samenbrengen van data en het onafhankelijk houden van afdelingen kan werken in één systeem. De sleutel is om vanaf het begin voor beide te ontwerpen: een gedeeld kernrecord, isolatie op datalaagniveau en modulaire code. Organisaties die een soortgelijke stap plannen, kunnen met het SoftPro-team praten over hoe dit aan te pakken.

Conclusie

De Orthodoxe Unie is gegaan van veel losse systemen naar één platform, waar elke persoon één record heeft en elke afdeling alleen ziet wat ze mag zien. Legacy workflows zijn opnieuw opgebouwd, openbare websites voeren data direct in het CRM in, en routineberichten draaien zelfstandig. Afdelingen worden één voor één overgezet voorafgaand aan een volledige lancering gepland eind 2026.