Jedna osoba, jedan zapis: Kako je odjel zamijenio silose s jedinstvenim CRM-om

Tinejdžerica se pridružuje omladinskom programu. Nekoliko godina kasnije upisuje se u kampusni program i kasnije postaje donatorica. Za organizaciju to je jedan dugogodišnji odnos. Za njihove baze podataka, ona je bila tri različite osobe.

To je bila stvarnost u Ortodoksnoj uniji, neprofitnoj organizaciji koja vodi mnoge programe pod jednim krovom.

Organizacija 

Programi Ortodoksne unije uključuju:

• NCSY za tinejdžere

• JLIC na sveučilišnim kampusima

• Yachad za osobe s invaliditetom

• Impact Accelerator za druge neprofitne organizacije

• kampanje za zagovaranje

• programi u Izraelu, između ostalih

Tijekom godina svaki odjel izgradio je vlastiti sustav, tako da je ista osoba mogla biti pohranjena u nekoliko baza podataka i nitko nije imao cjelovitu sliku.

Zašto su odvojeni sustavi prestali raditi

• Nema potpune slike. Zapisi su bili duplicirani između odjela, pa nitko nije mogao vidjeti potpunu povijest osobe s organizacijom.

• Stari sustavi svugdje. MARS, Yachad API, platforma Impact Accelerator i zasebna aplikacija za provjeru prošlosti svaki su sadržavali godine podataka i dnevnih radnih procesa.

• Osjetljivi podaci na kocki. Spajanje zapisa značilo je da bi jedna baza podataka sadržavala medicinske detalje za omladinske i inkluzivne programe. Svaki odjel i dalje je morao vidjeti samo svoje zapise.

• Previše ručnog rada. Odobrenja, potvrde, podsjetnici i poruke zahvale uglavnom su se rukovodili ručno.

Arhitektura: tri sloja

U 2025.–2026. razvojna tvrtka SoftPro konsolidirala je te sustave u jednu platformu. Organizirana je u tri sloja:

1. Web aplikacija za osoblje. Odjeli rade u vlastitim prostorima, sa svojim zaslonima i pravilima pristupa.

2. API. Pokreće aplikaciju i sadrži poslovnu logiku.

3. Ugradbeni widgeti. Registracija događaja, plaćanja i prijave rade na javnim web stranicama organizacije.

U središtu je jedan zapis za svaku osobu i kućanstvo. Drži njihovu cjelokupnu povijest s organizacijom: programe, događaje, obitelj, donacije i komunikaciju.

Šest dizajnerskih odluka koje su to omogućile

• Zajednički zapisi, slojevi odjela. Svaki odjel dodaje svoje podatke na zapis opće osobe i kućanstva. Detektiraju se i spajaju duplicirani zapisi.

• Migracija značajka po značajka. Svaka naslijeđena značajka prenešena je na novo mjesto, radni procesi su izgrađeni iznova u CRM-u, a namjenski alati za uvoz prenijeli su postojeće podatke.

• Privatnost na sloju podataka. Izolacija odjela automatski filtrira svaki zahtjev. Pravila pristupa, praćenje pristanka i revizijski zapisi dizajnirani su s obzirom na HIPAA zahtjeve.

• Moduli s jasnim granicama. Svaki odjel razvijan je u istoj kodnoj bazi u isto vrijeme. Svako područje odjela je zaseban modul, automatski provjeravan pri svakoj promjeni, tako da je rad na jednom puno manje vjerojatno da će pokvariti drugi.

• Widgeti za javnost. Kratki isječak ugrađuje widget na bilo koju web stranicu. Prijava je bez lozinke putem poveznice poslane e-poštom, a registracije i uplate idu izravno u CRM.

• Automatizacija temeljena na događajima. Nova registracija, uplata ili druga promjena pokreće gotove tijekove rada za odobrenja, potvrde, podsjetnike i zahvalnice.

Tehnološki stack

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Podaci: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgeti: Web komponente (Vue)

• Autentikacija: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Cloud i isporuka: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integracije: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, platni gateway organizacije

Trenutno stanje projekta

• Zamijenjeni sustavi. CRM zamjenjuje MARS, Yachad API, Impact Accelerator platformu i samostalnu aplikaciju za provjeru prošlosti.

• Skalabilnost. Platforma uključuje 40+ modula značajki koji pokrivaju mlade, kampus, inkluziju, Izrael, zagovaranje, događaje, fundraising, uplate, osoblje i volontere. Ti moduli rade na 480+ baza podataka, 40+ API područja i 70+ automatiziranih tijekova rada.

• Javni widgeti. Widgeti za registraciju događaja, uplate, zagovaračke kampanje i prijave savjetnika spremni su za ugradnju.

• Privatnost ugrađena. Izolacija odjela primjenjuje se na svaki zahtjev, uz praćenje pristanka i evidenciju revizije.

• Plan uvođenja. Odjeli se aktiviraju jedan po jedan, svaki prvo testiran od strane male grupe stvarnih korisnika. Potpuno uvođenje planirano je za kraj 2026.

Pouke za organizacije s više programa

Slučaj OU-a pokazuje da zajedničko objedinjavanje podataka i održavanje neovisnosti odjela može funkcionirati u jednom sustavu. Ključno je od početka dizajnirati za oboje: zajednički osnovni zapis, izolaciju na podatkovnoj razini i modularni kod. Organizacije koje planiraju sličan potez mogu se obratiti SoftPro timu za savjete o pristupu.

Zaključak

Ortodoksna unija je prešla s mnogo nepovezanih sustava na jednu platformu, gdje svaka osoba ima jedan zapis, a svaki odjel vidi samo ono što treba. Stari tijekovi rada su obnovljeni, javne web stranice izravno šalju podatke u CRM, a rutinske poruke se automatiziraju. Odjeli se prebacuju jedan po jedan uoči potpunog lansiranja planiranog do kraja 2026.