Jedna osoba, jeden záznam: Jak oddělení nahradila silo jednotným CRM

Teenager se zapojí do mládežnického programu. O pár let později se zapíše do programu na univerzitě a později se stane dárcem. Pro organizaci je to jeden dlouhodobý vztah. Pro její databáze to byli tři cizí lidé.

Taková byla realita v Orthodox Union, neziskové organizaci provozující mnoho programů pod jednou střechou.

Organizace 

Programy Orthodox Union zahrnují:

• NCSY pro teenagery

• JLIC na univerzitních kampusech

• Yachad pro osoby se zdravotním postižením

• Impact Accelerator pro další neziskové organizace

• advokační kampaně

• programy v Izraeli a další

V průběhu let si každé oddělení vybudovalo vlastní systém, takže stejná osoba mohla být uložena v několika databázích a nikdo neměl úplný přehled.

Proč samostatné systémy přestaly fungovat

• Žádný úplný přehled. Záznamy byly duplicitní mezi odděleními, takže nikdo nemohl vidět celý příběh osoby s organizací.

• Zastaralé systémy všude. MARS, Yachad API, platforma Impact Accelerator a samostatná aplikace pro prověřování pozadí obsahovaly roky dat a denní pracovní postupy.

• Citlivá data v ohrožení. Kombinace záznamů znamenala, že jedna databáze by obsahovala zdravotní údaje pro mládežnické a inkluzivní programy. Každé oddělení však muselo vidět pouze své vlastní záznamy.

• Příliš mnoho manuální práce. Schvalování, potvrzování, připomínky a děkovné zprávy byly většinou řešeny ručně.

Architektura: tři vrstvy

V letech 2025–2026 vývojářská společnost SoftPro sjednotila tyto systémy do jedné platformy. Ta je organizována ve třech vrstvách:

1. Webová aplikace pro zaměstnance. Oddělení pracují ve svých vlastních prostorech s vlastními obrazovkami a pravidly přístupu.

2. API. Živí aplikaci a obsahuje obchodní logiku.

3. Vložitelné widgety. Registrace na události, platby a přihlášky běží na veřejných webových stránkách organizace.

V centru je jeden záznam pro každou osobu a domácnost. Obsahuje jejich celou historii s organizací: programy, události, rodinu, dary a komunikaci.

Šest designových rozhodnutí, která to umožnila

• Sdílené záznamy, vrstvy oddělení. Každé oddělení přidává svá vlastní data k běžnému záznamu osoby a domácnosti. Duplicitní záznamy jsou detekovány a sloučeny.

• Migrace funkcí krok za krokem. Každá stará funkce byla přiřazena na nové místo, pracovní postupy byly přepracovány v CRM a speciální nástroje importu přesunuly existující data.

• Ochrana soukromí na úrovni datové vrstvy. Izolace oddělení automaticky filtruje každý požadavek. Pravidla přístupu, sledování souhlasů a auditní stopy byly navrženy s ohledem na požadavky HIPAA.

• Moduly s jasnými hranicemi. Každé oddělení bylo vyvíjeno ve stejném kódu současně. Oblast každého oddělení je samostatný modul, který je automaticky kontrolován při každé změně, takže práce na jednom je mnohem méně pravděpodobné, že ovlivní jiné.

• Widgety pro veřejnost. Krátký útržek vloží widget na jakoukoli webovou stránku. Přihlášení je bezheslové prostřednictvím odkazu zaslaného e-mailem a registrace a platby směřují přímo do CRM.

• Automatizace řízená událostmi. Nová registrace, platba nebo jiná změna spustí připravené pracovní postupy pro schvalování, potvrzení, připomínky a poděkování.

Technologický stack

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Data: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgety: Web Components (Vue)

• Autentizace: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Cloud a dodávka: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integrace: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, platební brána organizace

Stav projektu

• Nahrazené systémy. CRM nahrazuje MARS, Yachad API, platformu Impact Accelerator a samostatnou aplikaci pro prověřování pozadí.

• Rozsah. Platforma zahrnuje více než 40 modulů funkcí pokrývajících mládež, kampusy, inkluzi, Izrael, advokacii, události, fundraising, platby, zaměstnance a dobrovolníky. Ty běží na více než 480 databázových tabulkách, více než 40 oblastech API a více než 70 automatizovaných pracovních postupech.

• Veřejné widgety. Widgety pro registraci na události, platby, kampaně advokacie a žádosti poradců jsou připraveny k vložení.

• Soukromí vestavěné. Izolace oddělení platí pro každý požadavek spolu se sledováním souhlasů a auditními stopami.

• Plán zavedení. Oddělení se spouští jedno po druhém, přičemž každé je nejprve testováno malou skupinou skutečných uživatelů. Plná implementace je plánována na konec roku 2026.

Poučení pro organizace s více programy

Případ OU ukazuje, že spojení dat a zachování nezávislosti oddělení může fungovat v jednom systému. Klíčem je navrhnout obojí od začátku: sdílený hlavní záznam, izolace na datové vrstvě a modulární kód. Organizace plánující podobný krok mohou mluvit s týmem SoftPro o tom, jak na to.

Závěr

Orthodoxní unie přešla z mnoha nespojených systémů na jednu platformu, kde má každá osoba jeden záznam a každé oddělení vidí jen to, co má. Staré pracovní postupy byly přestavěny, veřejné weby přímo napájí data do CRM a rutinní zprávy běží samy o sobě. Oddělení jsou přesouvána jedno po druhém před úplným spuštěním plánovaným na konec roku 2026.