Üks inimene, üks andmekandja: Kuidas asendati osakondade lõhed ühtse CRM-iga

Teismeline liitub noorteprogrammi. Mõne aasta pärast registreerub ta ülikooliprogrammi ning hiljem saab ta annetajaks. Organisatsiooni jaoks on see üks pikk suhe. Andmebaaside jaoks oli ta kolm võõrast.

See oli reaalsus Ortodoksel Liidul, mittetulundusühingul, mis haldas palju programme ühe katuse all.

Organisatsioon 

Ortodokse Liidu programmid hõlmavad:

• NCSY teismelistele

• JLIC ülikoolilinnakutes

• Yachad puuetega inimestele

• Impact Accelerator muudele mittetulundusühingutele

• lobikampaaniad

• programmid Iisraelis, teiste hulgas

Aastate jooksul ehitas iga osakond oma süsteemi, nii et üks inimene võis olla salvestatud mitmesse andmebaasi ja keegi ei näinud terviklikku pilti.

Miks eraldatud süsteemid enam ei töötanud

• Puudus terviklik ülevaade. Andmekandjad olid osakondade vahel kahekordsed, nii et keegi ei saanud näha inimese täielikku ajalugu organisatsiooniga.

• Vanad süsteemid kõikjal. MARS, Yachad API, Impact Accelerator platvorm ja eraldiseisev taustakontrolli rakendus sisaldasid aastate andmeid ja igapäevaseid töövooge.

• Tundlikud andmed ohtu pandud. Andmekandjate ühendamine tähendas, et üks andmebaas sisaldaks noorte ja kaasamisprogrammide meditsiinilisi üksikasju. Iga osakond pidi siiski nägema vaid oma andmeid.

• Liiga palju käsitsi tööd. Kinnitused, kinnitused, meeldetuletused ja tänusõnumid toimusid peamiselt käsitsi.

Arhitektuur: kolm kihti

Aastatel 2025–2026 konsolideeris arendusettevõte SoftPro need süsteemid ühele platvormile. See on organiseeritud kolmes kihis:

1. Töötajate veebirakendus. Osakonnad töötavad oma ruumides, oma ekraanide ja juurdepääsureeglitega.

2. API. See toetab rakendust ja sisaldab äriloogikat.

3. Manustatavad vidinad. Ürituste registreerimine, maksed ja avaldused toimuvad organisatsiooni avalikel veebilehtedel.

Keskmes on iga inimese ja majapidamise üks andmekandja. Selles hoitakse kogu nende ajalugu organisatsiooniga: programmid, üritused, pere, annetused ja suhtlus.

Kuus disainilahendust, mis selle toimima panid

• Jagatud andmekandjad, osakondade kihid. Iga osakond lisab andmeid ühisele inimese ja majapidamise andmekandjale. Korduvad andmekandjad tuvastatakse ja liidetakse.

• Funktsioonipõhine migratsioon. Iga vana funktsioon kaardistati uude kohta, töövood ehitati CRM-ile ümber ja pühendatud imporditööriistad viisid olemasolevad andmed üle.

• Privaatsus andmekihis. Osakondade isolatsioon filtreerib iga päringu automaatselt. Juurdepääsureeglid, nõusoleku jälgimine ja auditeerimisjäljed olid kavandatud vastavalt HIPAA nõuetele.

• Moodulid selgete piiridega. Iga osakond arendati samas koodibaasis samal ajal. Iga osakonna ala on eraldi moodul, mis kontrollitakse automaatselt iga muudatuse korral, seega on ühega töötamine palju vähem tõenäoline, et katkestab teise.

• Vidinad avalikkusele. Lühike koodilõik lisab vidina suvalisele veebisaidile. Sisselogimine toimub paroolita e-kirjaga saadetud lingi kaudu ning registreerimised ja maksed lähevad otse CRM-i.

• Sündmustel põhinev automatiseerimine. Uus registreerimine, makse või muu muudatus käivitab valmis töösuunad heakskiiduks, kinnitusteks, meeldetuletusteks ja tänusõnumiteks.

Tehnoloogilistehnoloogia virn

• Tagapõhi: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Esipõhi: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Andmed: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Vidinad: Veebikomponendid (Vue)

• Autentimine: Okta, Amazon Cognito

• Tehisintellekt: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Pilv ja kasutuselevõtt: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integratsioonid: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, organisatsiooni makselahendus

Projekti hetkeseis

• Asendatud süsteemid. CRM asendab MARSi, Yachadi API-t, Impact Accelerator platvormi ja eraldiseisvat taustakontrolli rakendust.

• Mastaap. Platvorm hõlmab üle 40 funktsioonimooduli, mis katavad noored, ülikoolid, kaasatuse, Iisraeli, avaliku eestkoste, sündmused, rahakogumise, maksed, personali ja vabatahtlikud. Need töötavad üle 480 andmebaasitabeli, 40+ API-ala ja 70+ automatiseeritud töövoo peal.

• Avalikud vidinad. Vidinad sündmuste registreerimiseks, makseteks, kaasamiskampaaniateks ja nõustajate taotlusteks on valmis lisamiseks.

• Privaatsus sisseehitatud. Osakondade isoleerimine kehtib iga päringu puhul, koos nõusoleku jälgimise ja auditeerimislugudega.

• Väljalaskekuplaan. Osakonnad lähevad ükshaaval kasutusele, igaüks esmalt väikese reaalse kasutajate grupi poolt testitud. Täielik käivitamine on planeeritud 2026. aasta lõpuks.

Õppetunnid mitme programmi organisatsioonidele

OU juhtum näitab, et andmete kokkutoomine ja osakondade sõltumatuna hoidmine võib töötada ühes süsteemis. Võtmetähtsusega on mõlema jaoks algusest peale kujundamine: jagatud põhiandmed, isoleerimine andmekihil ja mooduliline kood. Organisatsioonid, kes plaanivad sarnast sammu, saavad SoftPro tiimiga rääkida, kuidas seda läheneda.

Kokkuvõte

Ortodoksne Liit liikus paljudest ühendamata süsteemidest ühele platvormile, kus igal inimesel on üks andmekandja ja iga osakond näeb ainult seda, mida peab nägema. Vanad töövood on üles ehitatud uuesti, avalikud veebisaidid toidavad andmeid otse CRM-i ja rutiinsed sõnumid töötavad iseseisvalt. Osakonnad viiakse üle ükshaaval enne täielikku lansseerimist, mis on planeeritud 2026. aasta lõpuks.