Ein manneskja, eitt skjal: Hvernig deildarsílóum var skipt út fyrir sameinaðan CRM
Unglingur gengur í ungmennahóp. Nokkrum árum síðar skráir hún sig í háskólanámskeið, og síðar verður hún stuðningsaðili. Fyrir stofnunina er þetta eitt langt samband. Fyrir gagnagrunnana var hún þrjár ókunnugar manneskjur.
Þetta var raunin hjá Orthodox Union, sjálfseignarstofnun sem eitt fjölmörg forrit undir sama þaki.
Stofnunin
Forrit Orthodox Union innihalda:
NCSY fyrir ungmenni
JLIC á háskólasvæðum
Yachad fyrir fólk með fötlun
Impact Accelerator fyrir aðrar sjálfseignastofnanir
baráttusýningar
forrit í Ísrael, meðal annarra
Í gegnum árin byggði hver deild sitt eigið kerfi, svo sama manneskja var að finna í mörgum gagnagrunnum og enginn hafði heildarmyndina.
Af hverju sérhvert kerfi hætti að virka
Engin heildarmynd. Gögn voru tvöfölduð á milli deilda, svo enginn gat séð heildarsögu manneskju með stofnuninni.
Gamlir kerfi alls staðar. MARS, Yachad API-ið, Impact Accelerator pallurinn, og sérforrit fyrir bakgrunnsskoðun héldu öll árum saman gögn og daglega vinnuferla.
Viðkvæm gögn í hættu. Að sameina skjöl þýddi að eina gagnagrunnurinn héldi læknisupplýsingum fyrir ungmennaverkefni og innlimum. Hver deild þurfti þó að hafa aðgang aðeins að sínum gögnum.
Of mikil handavinna. Samþykktir, staðfestingar, áminningar og þakkarbréf voru í flestum tilvikum unnin handvirkt.
Uppbyggingin: þrjú lög
Á árunum 2025–2026 vann hugbúnaðarfyrirtækið SoftPro að því að sameina þessi kerfi í eina pallur. Það er uppbyggt í þremur lögum:
Vefumsókn fyrir starfsfólk. Deildir vinna í sínum eigin rýmum, með sínum skjám og aðgangsreglum.
API. Það knýr umsóknina og inniheldur viðskiptalógík.
Innbyggð viðmót. Skráningu viðburða, greiðslur og umsóknir eru á opinberum vefsíðum stofnunarinnar.
Í miðjunni er eitt skjal fyrir hvern einstakling og heimili. Það heldur allri sögu þeirra með stofnuninni: forrit, viðburði, fjölskyldu, framlög og samskipti.
Ráðu SoftPro til CRM þróunar
Hafðu samband við SoftPro til að ræða þínar þarfir varðandi CRM og gagnasamhæfingu. Vinna með þeim að því að skipuleggja og byggja örugga palli sem heldur vinnuferlum hvers liðs óskertum.
Sex hönnunarákvarðanir sem gerðu þetta mögulegt
Sameiginleg gögn, deildarlög. Hver deild bætir sínum gagnanna ofaná sameiginlegt skjal fyrir mann og heimili. Tvöfalt skjal er fundið og sameinað.
Flutningur atriði fyrir atriði. Öll gömul færni var flutt á nýjan stað, vinnuferlar endurbyggðir í CRM, og sérstök innflutningsverkfæri fluttu gögn á milli.
Persónuvernd í gagnalagi. Deildar einangrun síað allar beiðnir sjálfkrafa. Aðgangsreglur, samþykkiströglun og endurskoðunarferlar voru hannaðir með tilliti til HIPAA kröfur.
Möguleikar með skýrum mörkum. Sérhver deild var þróuð í sama kóðagrunninum á sama tíma. Hver deildarsvæði er sértækur modul, sem er sjálfvirkt athugaður við hverja breytingu, svo vinnan við einn brýtur mun ólíklegra annan.
Viðmótsgræjur fyrir almenning. Stutt brot setur viðmótsgræju inn á hvaða vefsvæði sem er. Innskráning er lykilorðalaus í gegnum tengil í tölvupósti, og skráningar og greiðslur fara beint í CRM-kerfið.
Atburðadrifin sjálfvirkni. Ný skráning, greiðsla eða önnur breyting kallar fram tilbúnar vinnuflæði fyrir samþykki, staðfestingar, áminningar og þakkarbréf.
Tæknistakkar
Bakendi: Node.js, Express, oRPC, Zod
Framendi: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook
Gagnagrunnur: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse
Viðmótsgræjur: Vefhlutar (Vue)
Auðkenning: Okta, Amazon Cognito
Gervigreind: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini
Skýjavinnutækni og afhending: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions
Samþættingar: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, greiðslugátt samtakanna
Hvar verkefnið stendur
Kerfi sem eru tekin út af rekstri. CRM-kerfið tekur við af MARS, Yachad API, Impact Accelerator vefkerfinu og sjálfstæðu bakgrunnsskoðunarforriti.
Stærðargráða. Vettvangurinn inniheldur 40+ eiginleikamódule sem ná yfir ungt fólk, háskólasvæði, innifalið samfélag, Ísrael, áhrifa- og málefnastarf, atburði, fjáröflun, greiðslur, starfsfólk og sjálfboðaliða. Þessi keyra á 480+ gagnagrunnstaflum, 40+ API-svæðum og 70+ sjálfvirkum vinnuflæðum.
Almennar viðmótsgræjur. Viðmótsgræjur fyrir skráningu á atburði, greiðslur, málefnaáherslur og ráðgjafaumsóknir eru tilbúnar til að festa inn.
Persónuvernd innbyggð. Deildarskiljir eiga við um hverja beiðni ásamt eftirfylgni samþykkis og skoðunarferla.
Útbreiðsluáætlun. Deildir fara í notkun eina í senn, hver fyrst prófuð af litlu hópi raunverulegra notenda. Full útfærsla er áætluð fyrir lok árs 2026.
Lærdómur fyrir fjölskipulagssamtök
Málið hjá OU sýnir að það að sameina gögn og halda deildum sjálfstæðum getur virkað í einu kerfi. Lykillinn er að hanna fyrir bæði frá upphafi: sameiginleg kjarnaupplýsingaskrá, einangrun í gagnalagi og móduleð kóði. Skipulagsheildir sem hyggja á svipaða vegferð geta haft samband við SoftPro teymið um hvernig best sé að nálgast þetta.
Niðurstaða
Orthodox Union fór frá mörgum ótengdum kerfum yfir í einn vettvang þar sem hver einstaklingur á einn persónugagnaskrá og hver deild sér aðeins það sem hún á að sjá. Eldri vinnuflæði hafa verið endursmíðuð, opinberar vefsíður færa gögn beint inn í CRM-kerfið og sjálfvirk skilaboð ganga sjálfstætt. Deildir eru fluttar yfir einar í senn fyrir fullri útgáfu sem er áætluð um lok árs 2026.
