Jedna osoba, jeden rekord: jak zlikwidowano silosy departamentów za pomocą zunifikowanego CRM

Nastolatka dołącza do programu młodzieżowego. Kilka lat później zapisuje się na program kampusowy, a następnie zostaje darczyńcą. Dla organizacji to jedna długa relacja. Dla jej baz danych była trzema różnymi osobami.

Taka była rzeczywistość w Orthodox Union, organizacji non-profit prowadzącej wiele programów pod jednym dachem.

Organizacja 

Programy Orthodox Union obejmują:

• NCSY dla nastolatków

• JLIC na kampusach uczelnianych

• Yachad dla osób z niepełnosprawnościami

• Impact Accelerator dla innych organizacji non-profit

• kampanie rzecznicze

• programy m.in. w Izraelu

Z czasem każdy departament zbudował swój własny system, więc ta sama osoba mogła być przechowywana w kilku bazach danych, a nikt nie miał pełnego obrazu.

Dlaczego oddzielne systemy przestały działać

• Brak pełnego obrazu. Rekordy były duplikowane w różnych departamentach, więc nikt nie mógł zobaczyć pełnej historii danej osoby z organizacją.

• Systemy dziedziczone wszędzie. MARS, API Yachad, platforma Impact Accelerator oraz osobna aplikacja do weryfikacji przeszłości przechowywały lata danych i codzienne workflow.

• Poufne dane zagrożone. Łączenie rekordów oznaczało, że jedna baza danych przechowywała dane medyczne dotyczące młodzieżowych i programów integracyjnych. Każdy departament nadal musiał widzieć tylko swoje własne rekordy.

• Zbyt dużo pracy ręcznej. Zatwierdzenia, potwierdzenia, przypomnienia i podziękowania były głównie obsługiwane ręcznie.

Architektura: trzy warstwy

W latach 2025–2026 firma deweloperska SoftPro miała za zadanie skonsolidować te systemy w jedną platformę. Składa się ona z trzech warstw:

1. Aplikacja webowa dla personelu. Departamenty pracują we własnych przestrzeniach, z własnymi ekranami i zasadami dostępu.

2. API. Zasilza aplikację i zawiera logikę biznesową.

3. Osadzane widgety. Rejestracja na wydarzenia, płatności i aplikacje działają na publicznych stronach organizacji.

W centrum znajduje się jeden rekord dla każdej osoby i gospodarstwa domowego. Zawiera on całą historię z organizacją: programy, wydarzenia, rodzinę, darowizny i komunikację.

Sześć decyzji projektowych, które zadziałały

• Wspólne rekordy, warstwy departamentów. Każdy departament dodaje swoje dane na wspólnym rekordzie osoby i gospodarstwa domowego. Duplikaty są wykrywane i scalane.

• Migracja funkcja po funkcji. Każda funkcja legacy została odwzorowana na nowe miejsce, workflow zostały odbudowane w CRM, a dedykowane narzędzia importu przeniosły istniejące dane.

• Prywatność na warstwie danych. Izolacja departamentalna automatycznie filtruje każdy request. Zasady dostępu, śledzenie zgód i dzienniki audytu zaprojektowano zgodnie z wymaganiami HIPAA.

• Moduły z wyraźnymi granicami. Każdy dział był rozwijany w tym samym kodzie i w tym samym czasie. Każdy obszar działu to osobny moduł, który jest automatycznie sprawdzany przy każdej zmianie, dzięki czemu praca nad jednym jest znacznie mniej prawdopodobne, że wpłynie na inny.

• Widżety dla odbiorców. Krótki fragment osadza widżet na każdej stronie internetowej. Logowanie odbywa się bez hasła przez link wysłany e-mailem, a rejestracje i płatności trafiają bezpośrednio do systemu CRM.

• Automatyzacja oparta na zdarzeniach. Nowa rejestracja, płatność lub inna zmiana wyzwala gotowe przepływy pracy dla zatwierdzeń, potwierdzeń, przypomnień i wiadomości z podziękowaniami.

Stos technologiczny

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Dane: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widżety: Web Components (Vue)

• Uwierzytelnianie: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Chmura i wdrożenie: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integracje: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, system płatności organizacji

Stan projektu

• Zastąpione systemy. System CRM zastępuje MARS, API Yachad, platformę Impact Accelerator oraz samodzielną aplikację do sprawdzania przeszłości.

• Skala. Platforma obejmuje ponad 40 modułów funkcji dotyczących młodzieży, kampusu, integracji, Izraela, rzecznictwa, wydarzeń, zbiórek funduszy, płatności, pracowników i wolontariuszy. Działa na ponad 480 tabelach bazy danych, ponad 40 obszarach API i ponad 70 zautomatyzowanych przepływach pracy.

• Publiczne widżety. Widżety do rejestracji na wydarzenia, płatności, kampanie rzecznicze i aplikacje doradców są gotowe do osadzenia.

• Wbudowana prywatność. Izolacja działu dotyczy każdego zapytania, wraz ze śledzeniem zgód i śladami audytu.

• Plan wdrożenia. Działy uruchamiane są kolejno, każdy najpierw testowany przez małą grupę rzeczywistych użytkowników. Pełne wdrożenie planowane jest na koniec 2026 roku.

Wnioski dla organizacji wieloprogramowych

Przypadek OU pokazuje, że łączenie danych i utrzymanie niezależności działów może działać w jednym systemie. Kluczem jest zaprojektowanie obu elementów od samego początku: wspólnego rdzenia rekordów, izolacji na warstwie danych i modularnego kodu. Organizacje planujące podobny ruch mogą porozmawiać z zespołem SoftPro o podejściu.

Podsumowanie

Orthodox Union przeszła z wielu niepołączonych systemów do jednej platformy, gdzie każda osoba ma jeden rekord, a każdy dział widzi tylko to, co powinien. Dziedziczne przepływy pracy zostały odbudowane, publiczne strony internetowe przekazują dane bezpośrednio do CRM, a rutynowe wiadomości działają samodzielnie. Działy są przenoszone kolejno przed pełnym uruchomieniem planowanym na koniec 2026 roku.