En person, en post: Hur ett ersatt avdelningssilos med en enhetlig CRM

En tonåring går med i ett ungdomsprogram. Några år senare anmäler hon sig till ett campusprogram, och ännu senare blir hon givare. För organisationen är detta en långvarig relation. För deras databaser var hon tre främlingar.

Detta var verkligheten på Orthodox Union, en ideell organisation som driver många program under ett tak.

Organisationen 

Orthodox Unions program inkluderar:

• NCSY för tonåringar

• JLIC på collegecampus

• Yachad för personer med funktionsnedsättning

• Impact Accelerator för andra ideella organisationer

• påverkanskampanjer

• program i Israel, bland annat

Under åren byggde varje avdelning sitt eget system, så samma person kunde lagras i flera databaser och ingen hade hela bilden.

Varför separata system slutade fungera

• Ingen komplett bild. Poster duplicerades mellan avdelningarna, så ingen kunde se en persons hela historia med organisationen.

• Äldre system överallt. MARS, Yachad-API:et, Impact Accelerator-plattformen och en separat bakgrundskontrollsapp höll alla år av data och dagliga arbetsflöden.

• Känslig data i riskzonen. Att kombinera poster innebar att en databas skulle innehålla medicinska detaljer för ungdoms- och inkluderingsprogram. Varje avdelning måste fortfarande se endast sina egna poster.

• För mycket manuellt arbete. Godkännanden, bekräftelser, påminnelser och tackmeddelanden hanterades mest för hand.

Arkitekturen: tre lager

Under 2025–2026 anlitar utvecklingsföretaget SoftPro för att konsolidera dessa system till en plattform. Den är organiserad i tre lager:

1. Webbapplikation för personal. Avdelningarna arbetar i sina egna utrymmen, med sina egna skärmar och åtkomstregler.

2. API. Det driver applikationen och innehåller affärslogiken.

3. Bäddbara widgets. Evenemangsregistrering, betalningar och ansökningar körs på organisationens publika webbplatser.

I centrum finns en post för varje person och hushåll. Den innehåller deras hela historia med organisationen: program, evenemang, familj, donationer och kommunikation.

Sex designbeslut som gjorde det lyckat

• Delade poster, avdelningslager. Varje avdelning lägger till sina egna data ovanpå en gemensam person- och hushållspost. Dubblettposter upptäcks och slås ihop.

• En funktion-för-funktion-migrering. Varje äldre funktion mappades till en ny plats, arbetsflöden byggdes om i CRM, och särskilda importverktyg flyttade befintliga data.

• Sekretess i datalagret. Avdelningsisolering filtrerar varje förfrågan automatiskt. Åtkomstregler, samtyckesspårning och granskningsloggar designades med HIPAA-krav i åtanke.

• Moduler med tydliga gränser. Varje avdelning utvecklades i samma kodbas samtidigt. Varje avdelningsområde är en separat modul, som automatiskt kontrolleras vid varje ändring, så arbete på en modul är mycket mindre sannolikt att påverka en annan.

• Widgets för allmänheten. Ett kort kodstycke bäddar in en widget på vilken webbplats som helst. Inloggning sker utan lösenord via en länk skickad via e-post, och registreringar och betalningar går direkt in i CRM-systemet.

• Händelsedriven automatisering. En ny registrering, betalning eller annan förändring triggar färdiga arbetsflöden för godkännanden, bekräftelser, påminnelser och tackmeddelanden.

Teknologisk stack

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Data: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgets: Web Components (Vue)

• Autentisering: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Moln och leverans: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integrationer: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, organisationens betalningsgateway

Projektets status

• System som ersatts. CRM-systemet ersätter MARS, Yachad API, Impact Accelerator-plattformen och en fristående bakgrundskontroll-app.

• Skalning. Plattformen inkluderar över 40 funktionsmoduler som täcker ungdom, campus, inkludering, Israel, påverkansarbete, evenemang, insamling, betalningar, personal och volontärer. Dessa körs på över 480 databastabeller, över 40 API-områden och över 70 automatiserade arbetsflöden.

• Publika widgets. Widgets för evenemangsregistrering, betalningar, påverkanskampanjer och rådgivaranmälningar är redo att bäddas in.

• Integritet inbyggd. Avdelningsisolering gäller för varje förfrågan, tillsammans med samtyckesspårning och revisionsspår.

• Lanseringsplan. Avdelningarna aktiveras en i taget, var och en först testad av en liten grupp riktiga användare. Full lansering är planerad till slutet av 2026.

Lärdomar för organisationer med flera program

OU-fallet visar att det går att samla data och hålla avdelningar oberoende i ett system. Nyckeln är att designa för båda från början: en delad kärnpost, isolering på datalager-nivå och modulär kod. Organisationer som planerar en liknande övergång kan prata med SoftPro-teamet om hur man ska gå tillväga.

Slutsats

Orthodox Union gick från många fristående system till en plattform där varje person har en post och varje avdelning ser bara det den ska. Legacy-arbetsflöden har byggts om, publika webbplatser matar data direkt till CRM-systemet och rutinmeddelanden körs automatiskt. Avdelningarna flyttas över en i taget inför en fullständig lansering planerad till slutet av 2026.