Jeden človek, jeden záznam: Ako nahradené oddelenia vytvorili jednotný CRM

Mládežník sa prihlási do mládežníckeho programu. O niekoľko rokov neskôr sa zapíše do kampusového programu a neskôr sa stane darcom. Pre organizáciu ide o jeden dlhý vzťah. Pre ich databázy to boli traja neznámi.

Toto bola realita v Orthodox Union, neziskovej organizácii, ktorá prevádzkuje mnoho programov pod jednou strechou.

Organizácia 

Programy Orthodox Union zahŕňajú:

• NCSY pre tínedžerov

• JLIC na univerzitných kampusoch

• Yachad pre ľudí so zdravotným postihnutím

• Impact Accelerator pre iné neziskové organizácie

• advokačné kampane

• programy v Izraeli, okrem iných

Po rokoch si každé oddelenie vybudovalo vlastný systém, takže tá istá osoba mohla byť uložená v niekoľkých databázach a nikto nemal kompletný obraz.

Prečo samostatné systémy prestali fungovať

• Žiadny kompletný obraz. Záznamy boli duplikované v oddeleniach, takže nikto nevidel úplnú históriu osoby v organizácii.

• Dedícke systémy všade. MARS, Yachad API, platforma Impact Accelerator a samostatná aplikácia na preverovanie minulosti uchovávali roky dát a denné pracovné postupy.

• Citlivé údaje v ohrození. Kombinovanie záznamov znamenalo, že jedna databáza by obsahovala zdravotné údaje pre mládežnícke a inkluzívne programy. Každé oddelenie malo stále vidieť len svoje vlastné záznamy.

• Príliš veľa manuálnej práce. Schválenia, potvrdenia, pripomienky a ďakovné správy boli väčšinou spracovávané ručne.

Architektúra: tri vrstvy

V rokoch 2025–2026 spoločnosť SoftPro konsolidovala tieto systémy do jednej platformy. Je usporiadaná v troch vrstvách:

1. Webová aplikácia pre zamestnancov. Oddelenia pracujú vo vlastných priestoroch, s vlastnými obrazovkami a pravidlami prístupu.

2. API. Poháňa aplikáciu a obsahuje obchodnú logiku.

3. Vstavané widgety. Registrácie na udalosti, platby a prihlášky prebiehajú na verejných webových stránkach organizácie.

V centre je jeden záznam pre každú osobu a domácnosť. Obsahuje ich celú históriu s organizáciou: programy, udalosti, rodinu, dary a komunikáciu.

Šesť dizajnových rozhodnutí, ktoré to umožnili

• Zdieľané záznamy, vrstvy oddelení. Každé oddelenie pridáva svoje údaje do spoločného záznamu osoby a domácnosti. Duplikované záznamy sú detekované a zlúčené.

• Migrácia podľa funkcií. Každá funkcia zdedená zo starého systému bola mapovaná na nové miesto, pracovné postupy boli v CRM prestavané a vyhradené nástroje na import presunuli existujúce údaje.

• Ochrana súkromia vo vrstve údajov. Izolácia oddelenia automaticky filtruje každú požiadavku. Pravidlá prístupu, sledovanie súhlasov a auditné stopy boli navrhnuté s ohľadom na požiadavky HIPAA.

• Moduly s jasnými hranicami. Každé oddelenie bolo vyvinuté v rovnakom zdrojovom kóde v rovnakom čase. Každá oblasť oddelenia je samostatný modul, ktorý sa automaticky testuje pri každej zmene, takže práca na jednom menej pravdepodobne poškodí iný.

• Widgety pre verejnosť. Krátky útržok vloží widget na akúkoľvek webovú stránku. Prihlásenie je bez hesla cez odkaz zaslaný e-mailom, a registrácie a platby idú priamo do CRM.

• Automatizácia riadená udalosťami. Nová registrácia, platba alebo iná zmena spúšťa pripravené pracovné postupy na schválenia, potvrdenia, pripomienky a poďakovania.

Technologický stack

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Dáta: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgety: Web Components (Vue)

• Autentifikácia: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Cloud a doručenie: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integrácie: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, platobná brána organizácie

Kde projekt stojí

• Systémy nahradené. CRM nahrádza MARS, Yachad API, platformu Impact Accelerator a samostatnú aplikáciu na preverovanie pozadia.

• Rozsah. Platforma zahŕňa vyše 40 modulov funkcií pokrývajúcich mládež, kampusy, inklúziu, Izrael, advokáciu, udalosti, fundraising, platby, personál a dobrovoľníkov. Bežia na vyše 480 databázových tabuľkách, viac než 40 API oblastiach a viac než 70 automatizovaných pracovných postupoch.

• Verejné widgety. Widgety pre registráciu na udalosti, platby, advokačné kampane a prihlášky poradcov sú pripravené na vloženie.

• Ochrana súkromia zabudovaná. Izolácia oddelení sa aplikuje na každú požiadavku, spolu so sledovaním súhlasov a auditnými trasami.

• Plán nasadenia. Oddelenia sa spúšťajú jedno po druhom, každé najprv testované malou skupinou skutočných používateľov. Plný rollout je plánovaný na koniec roku 2026.

Lekcie pre organizácie s viacerými programami

Prípad OU ukazuje, že spojiť dáta a ponechať oddelenia nezávislé môže fungovať v jednom systéme. Kľúčom je navrhnúť to od začiatku: spoločný základný záznam, izolácia na úrovni dát a modulárny kód. Organizácie plánujúce podobný krok môžu hovoriť so SoftPro tímom o tom, ako k tomu pristúpiť.

Záver

Ortodoxná únia prešla z mnohých nespojených systémov na jednu platformu, kde má každá osoba jeden záznam a každé oddelenie vidí len to, čo by malo. Staré pracovné postupy boli prestavané, verejné webové stránky posielajú dáta priamo do CRM a rutinné správy fungujú samostatne. Oddelenia sa presúvajú jedno po druhom v predstihu pred úplným zavedením plánovaným do konca roku 2026.