Uma Pessoa, Um Registo: Como um Substituiu os Silos Departamentais com um CRM Unificado

Uma adolescente junta-se a um programa juvenil. Alguns anos depois, inscreve-se num programa universitário e, mais tarde, torna-se doadora. Para a organização, esta é uma relação longa. Para as suas bases de dados, ela era três estranhos.

Esta era a realidade na Orthodox Union, uma organização sem fins lucrativos que gere muitos programas sob o mesmo teto.

A organização 

Os programas da Orthodox Union incluem:

• NCSY para adolescentes

• JLIC nos campi universitários

• Yachad para pessoas com deficiências

• o Impact Accelerator para outras organizações sem fins lucrativos

• campanhas de advocacia

• programas em Israel, entre outros

Ao longo dos anos, cada departamento construiu o seu próprio sistema, pelo que a mesma pessoa podia estar guardada em várias bases de dados e ninguém tinha a imagem completa.

Porque é que sistemas separados deixaram de funcionar

• Sem uma imagem completa. Os registos eram duplicados através dos departamentos, pelo que ninguém conseguia ver o histórico completo de uma pessoa com a organização.

• Sistemas antigos por todo o lado. MARS, a API do Yachad, a plataforma Impact Accelerator e uma aplicação separada de verificação de antecedentes detinham anos de dados e fluxos de trabalho diários.

• Dados sensíveis em jogo. Combinar registos significava que uma base de dados conteria detalhes médicos para programas juvenis e de inclusão. Cada departamento ainda tinha que ver apenas os seus próprios registos.

• Demasiado trabalho manual. Aprovações, confirmações, lembretes e mensagens de agradecimento eram maioritariamente tratados manualmente.

A arquitetura: três camadas

Em 2025–2026, a empresa de desenvolvimento SoftPro consolidou estes sistemas numa única plataforma. Está organizada em três camadas:

1. Aplicação web para a equipa. Os departamentos trabalham nos seus próprios espaços, com os seus próprios ecrãs e regras de acesso.

2. API. Alimenta a aplicação e contém a lógica de negócio.

3. Widgets incorporáveis. Registo de eventos, pagamentos e candidaturas funcionam nos sites públicos da organização.

No centro está um registo para cada pessoa e agregado familiar. Contém todo o seu histórico com a organização: programas, eventos, família, donativos e comunicação.

Seis decisões de design que fizeram funcionar

• Registos partilhados, camadas departamentais. Cada departamento adiciona os seus próprios dados sobre um registo comum de pessoa e agregado familiar. Registos duplicados são detectados e fundidos.

• Uma migração funcional por funcionalidade. Cada funcionalidade antiga foi mapeada para um novo local, os fluxos de trabalho foram reconstruídos no CRM, e ferramentas dedicadas de importação migraram dados existentes.

• Privacidade na camada de dados. O isolamento departamental filtra automaticamente cada pedido. Regras de acesso, rastreio de consentimento e auditorias foram desenhadas com base nos requisitos HIPAA.

• Módulos com limites claros. Cada departamento foi desenvolvido na mesma base de código ao mesmo tempo. Cada área departamental é um módulo separado, verificado automaticamente a cada alteração, portanto, o trabalho num deles tem muito menos probabilidade de afetar outro.

• Widgets para o público. Um pequeno trecho incorpora um widget em qualquer site. O acesso é realizado sem senha através de um link enviado por email, e os registos e pagamentos vão diretamente para o CRM.

• Automação baseada em eventos. Um novo registo, pagamento ou outra alteração desencadeia fluxos de trabalho prontos para aprovações, confirmações, lembretes e mensagens de agradecimento.

Stack tecnológico

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Dados: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgets: Web Components (Vue)

• Autenticação: Okta, Amazon Cognito

• IA: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Cloud e entrega: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integrações: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, a gateway de pagamento da organização

Estado atual do projeto

• Sistemas substituídos. O CRM substitui o MARS, a API Yachad, a plataforma Impact Accelerator e uma aplicação autónoma de verificação de antecedentes.

• Escala. A plataforma inclui mais de 40 módulos de funcionalidades abrangendo jovens, campus, inclusão, Israel, defesa, eventos, angariação de fundos, pagamentos, pessoal e voluntários. Estes funcionam em mais de 480 tabelas de base de dados, mais de 40 áreas de API e mais de 70 fluxos de trabalho automatizados.

• Widgets públicos. Widgets para registo de eventos, pagamentos, campanhas de defesa e candidaturas a conselheiros estão prontos para incorporar.

• Privacidade incorporada. O isolamento departamental aplica-se a cada pedido, juntamente com o rastreamento de consentimento e registos de auditoria.

• Plano de implementação. Os departamentos entram em funcionamento um de cada vez, cada um primeiramente testado por um pequeno grupo de utilizadores reais. A implementação completa está planeada para o final de 2026.

Lições para organizações multi-programa

O caso da OU mostra que reunir dados e manter departamentos independentes pode funcionar num único sistema. O essencial é desenhar para ambos desde o início: um registo de núcleo partilhado, isolamento na camada de dados e código modular. Organizações a planear um movimento semelhante podem falar com a equipa SoftPro sobre como abordar isto.

Conclusão

A Orthodox Union passou de muitos sistemas desconectados para uma plataforma, onde cada pessoa tem um registo único e cada departamento vê apenas o que deve. Fluxos de trabalho legados foram reconstruídos, sites públicos alimentam dados diretamente para o CRM, e mensagens rotineiras correm de forma autónoma. Os departamentos estão a ser migrados um de cada vez antes de um lançamento completo planeado para o final de 2026.