Одна Людина, Один Запис: Як Відділи Замінилися Єдиною CRM

Підліток приєднується до молодіжної програми. Через кілька років вона вступає в університетську програму, а пізніше стає донором. Для організації це одна тривала взаємодія. Для її баз даних — це були три незнайомці.

Це була реальність Православного Союзу, неприбуткової організації, яка керує багатьма програмами під одним дахом.

Організація 

Програми Православного Союзу включають:

• NCSY для підлітків

• JLIC на університетських кампусах

• Yachad для людей з інвалідністю

• Імпакт Акселератор для інших неприбуткових організацій

• кампанії лобіювання

• програми в Ізраїлі, серед інших

З роками кожен відділ будував власну систему, тому одна й та сама людина могла зберігатися у кількох базах даних і ніхто не мав повної картини.

Чому роздільні системи перестали працювати

• Немає повної картини. Записи дублювалися в різних відділах, тому ніхто не міг побачити повну історію людини в організації.

• Легасі-системи всюди. MARS, API Yachad, платформа Імпакт Акселератора та окремий додаток для перевірки анкет містили роки даних та щоденні робочі процеси.

• Вразливі дані під ризиком. Об'єднання записів означало, що одна база міститиме медичні дані для програм молоді та інклюзії. Кожен відділ все одно мав бачити лише свої записи.

• Занадто багато ручної роботи. Затвердження, підтвердження, нагадування та вдячні повідомлення переважно оброблялися вручну.

Архітектура: три рівні

У 2025–2026 роках компанія розробник SoftPro консолідувала ці системи в одну платформу. Вона організована у три рівні:

1. Веб-додаток для співробітників. Відділи працюють у власних просторах, з власними екранами та правилами доступу.

2. API. Він живить додаток і містить бізнес-логіку.

3. Вбудовані віджети. Реєстрація на події, платежі та заявки працюють на публічних вебсайтах організації.

У центрі — один запис для кожної людини і домогосподарства. Він містить всю їхню історію з організацією: програми, події, сім'ю, пожертви та комунікацію.

Шість рішень у дизайні, які зробили це можливим

• Спільні записи, віддільні рівні. Кожен відділ додає свої дані зверху спільного запису особи та домогосподарства. Подвійні записи виявляються і об’єднуються.

• Міграція за функціями. Кожна функція старої системи була відображена на новому місці, робочі процеси були перебудовані у CRM, а спеціальні інструменти імпорту перенесли існуючі дані.

• Конфіденційність на рівні даних. Ізоляція відділів автоматично фільтрує кожен запит. Правила доступу, відстеження згоди та аудиторські сліди були розроблені з урахуванням вимог HIPAA.

• Модулі з чіткими кордонами. Кожен відділ розроблявся в одному і тому ж кодовій базі одночасно. Кожна зона відділу є окремим модулем, який автоматично перевіряється при кожній зміні, тому робота над одним модулем значно менш ймовірно зламати інший.

• Віджети для публіки. Короткий код вставляє віджет на будь-який вебсайт. Вхід без пароля через посилання в електронній пошті, а реєстрації та платежі надходять безпосередньо до CRM.

• Автоматизація на базі подій. Нова реєстрація, платіж або інша зміна запускають готові робочі процеси для затверджень, підтверджень, нагадувань та повідомлень подяки.

Технологічний стек

• Бекенд: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Фронтенд: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Дані: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Віджети: Веб-компоненти (Vue)

• Аутентифікація: Okta, Amazon Cognito

• Штучний інтелект: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Хмара та розгортання: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Інтеграції: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, платіжний шлюз організації

Стан проєкту

• Заміна систем. CRM замінює MARS, API Yachad, платформу Impact Accelerator і автономний додаток для перевірки бекграунду.

• Масштаб. Платформа включає понад 40 функціональних модулів, що охоплюють молодь, кампуси, інклюзію, Ізраїль, адвокацію, події, фандрайзинг, платежі, персонал і волонтерів. Вони працюють на базі понад 480 таблиць бази даних, більш ніж 40 API зонах і понад 70 автоматизованих робочих процесах.

• Публічні віджети. Віджети для реєстрації на події, платежів, адвокаційних кампаній та заявок консультантів готові до вбудування.

• Вбудована конфіденційність. Ізоляція відділів застосовується до кожного запиту, разом із відстеженням згоди та аудитом.

• План розгортання. Відділи вводяться в експлуатацію по одному, кожен спочатку тестується невеликою групою реальних користувачів. Повне розгортання планується на кінець 2026 року.

Уроки для організацій з кількома програмами

Випадок OU показує, що об’єднання даних і збереження незалежності відділів може працювати в одній системі. Ключ - проектувати це з самого початку: спільний основний запис, ізоляція на рівні даних і модульний код. Організації, які планують подібний крок, можуть звернутися до команди SoftPro щодо підходу.

Висновок

Ортодоксальний Союз перейшов від багатьох роз’єднаних систем до однієї платформи, де кожна особа має єдиний запис, а кожен відділ бачить лише те, що повинен. Старі робочі процеси відновлені, публічні вебсайти безпосередньо подають дані в CRM, а рутинні повідомлення працюють самостійно. Відділи переводяться по черзі до повного запуску, запланованого на кінець 2026 року.