Yksi henkilö, yksi tietue: Miten osastojen siilot korvattiin yhtenäisellä CRM:llä

Teini-ikäinen liittyy nuorisoon suuntautuneeseen ohjelmaan. Muutamaa vuotta myöhemmin hän osallistuu kampusohjelmaan ja vielä myöhemmin hänestä tulee lahjoittaja. Organisaatiolle tämä on yksi pitkä suhde. Tietokannoille hän oli kolme eri henkilöä.

Tämä oli todellisuus Orthodox Unionissa, voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa, joka pyörittää monia ohjelmia saman katon alla.

Organisaatio 

Orthodox Unionin ohjelmiin kuuluu:

• NCSY teineille

• JLIC yliopistokampuksilla

• Yachad vammaisille

• Impact Accelerator muille voittoa tavoittelemattomille

• vaikuttamiskampanjat

• ohjelmat Israelissa muun muassa

Vuosien saatossa jokainen osasto rakensi oman järjestelmänsä, joten sama henkilö saattoi olla tallennettuna useaan tietokantaan eikä kenelläkään ollut koko kuvaa.

Miksi erilliset järjestelmät eivät toimineet enää

• Ei täydellistä kuvaa. Tietueita oli kopioitu osastojen välillä, joten kukaan ei voinut nähdä henkilön koko historiaa organisaation kanssa.

• Vanhat järjestelmät kaikkialla. MARS, Yachad API, Impact Accelerator -alusta ja erillinen taustatarkistussovellus sisälsivät vuosien dataa ja päivittäisiä työnkulkuja.

• Arkaluontoiset tiedot uhattuina. Tietueiden yhdistäminen tarkoitti, että yksi tietokanta sisältäisi nuoriso- ja inkluusioprojektien lääketieteelliset tiedot. Jokaisen osaston oli kuitenkin edelleen näytettävä vain omat tietueensa.

• Liikaa manuaalista työtä. Hyväksynnät, vahvistukset, muistutukset ja kiitosviestit hoidettiin pääosin käsin.

Arkkitehtuuri: kolme kerrosta

Vuosina 2025–2026 kehitysyhtiö SoftPro yhdistää nämä järjestelmät yhdeksi alustaksi. Se on järjestetty kolmeen kerrokseen:

1. Henkilökunnan verkkosovellus. Osastot työskentelevät omissa tiloissaan omien näyttöjensä ja käyttöoikeuksiensa kanssa.

2. API. Se toimii sovelluksen moottorina ja sisältää liiketoimintalogiikan.

3. Upotettavat widgetit. Tapahtumien rekisteröinti, maksut ja hakemukset toimivat organisaation julkisilla verkkosivuilla.

Keskellä on yksi tietue kutakin henkilöä ja kotitaloutta varten. Se sisältää heidän koko historiansa organisaation kanssa: ohjelmat, tapahtumat, perheen, lahjoitukset ja viestinnän.

Kuusi suunnitteluratkaisua, jotka tekivät siitä toimivan

• Jaetut tietueet, osastokerrokset. Jokainen osasto lisää omat tietonsa yhteisen henkilö- ja kotitaloustietueen päälle. Kaksoiskappaleet havaitaan ja yhdistetään.

• Ominaisuus kerrallaan tapahtunut siirto. Jokainen vanhan järjestelmän ominaisuus kartoitettiin uuteen paikkaan, työnkulut rakennettiin uudelleen CRM:ssä ja omistetut tuontityökalut siirsivät olemassa olevaa dataa.

• Yksityisyys datakerroksessa. Osastojen eristys suodattaa jokaisen pyynnön automaattisesti. Käyttöoikeussäännöt, suostumuksen seuranta ja auditointilokit suunniteltiin HIPAA-vaatimukset huomioiden.

• Moduuleja selkeillä rajoilla. Jokainen osasto kehittyi samassa koodipohjassa samanaikaisesti. Jokainen osaston alue on erillinen moduuli, joka tarkistetaan automaattisesti jokaisen muutoksen yhteydessä, joten yhden osaston työhön liittyy paljon pienempi riski rikkoa jotain toista.

• Widgetit yleisölle. Lyhyt koodinpätkä upottaa widgetin mille tahansa verkkosivulle. Kirjautuminen tapahtuu salasanattomasti sähköpostiin lähetetyn linkin kautta, ja rekisteröitymiset sekä maksut menevät suoraan CRM:ään.

• Tapahtumapohjainen automaatio. Uusi rekisteröityminen, maksu tai muu muutos laukaisee valmiit työnkulut hyväksynnöille, vahvistuksille, muistutuksille ja kiitosviesteille.

Teknologiapino

• Backend: Node.js, Express, oRPC, Zod

• Frontend: Vue 3, TypeScript, Tailwind CSS, shadcn-vue, TanStack Query, TanStack Table, Storybook

• Data: PostgreSQL (Amazon Aurora), Prisma ORM, ClickHouse

• Widgetit: Web-komponentit (Vue)

• Todennus: Okta, Amazon Cognito

• AI: Amazon Bedrock (Claude), Google Gemini

• Pilvi ja toimitus: AWS, Docker, Kubernetes, Helm, GitHub Actions

• Integraatiot: SendGrid, Amazon SES, Zoom, JotForm, Checkr, Congress.gov, järjestön maksuväylä

Projektin nykytila

• Korvatut järjestelmät. CRM korvaa MARSin, Yachad API:n, Impact Accelerator -alustan ja itsenäisen taustatarkistussovelluksen.

• Laajuus. Alustalla on yli 40 ominaisuuksien moduulia, jotka kattavat nuoret, kampuksen, osallisuuden, Israelin, vaikuttamistyön, tapahtumat, varainhankinnan, maksut, henkilöstön ja vapaaehtoiset. Ne toimivat yli 480 tietokantataululla, yli 40 API-alueella ja yli 70 automatisoidulla työnkululla.

• Julkiset widgetit. Widgetit tapahtumien rekisteröitymiseen, maksuihin, vaikuttamiskampanjoihin ja neuvonantajahakemuksiin ovat valmiita upotettaviksi.

• Tietosuoja sisäänrakennettuna. Osastojen eristäminen koskee jokaista pyyntöä, samoin suostumuksen seuranta ja tarkastuspolut.

• Julkaisusuunnitelma. Osastot otetaan käyttöön yksi kerrallaan, kukin ensin testattuna pienellä ryhmällä todellisia käyttäjiä. Täysi käyttöönotto on suunniteltu vuodelle 2026 loppuun mennessä.

Oppeja moniohjelmajärjestöille

OU:n tapaus osoittaa, että datan yhdistäminen ja osastojen itsenäisyyden säilyttäminen voi toimia yhdessä järjestelmässä. Avain on suunnitella molemmat alusta asti: yhteinen ydintietue, eristäminen datakerroksessa ja modulaarinen koodi. Vastaavaa siirtoa suunnittelevat organisaatiot voivat ottaa yhteyttä SoftPro-tiimiin lähestymistavan suunnittelusta.

Yhteenveto

Orthodox Union siirtyi monista erillisistä järjestelmistä yhdelle alustalle, jossa jokaisella henkilöllä on yksi tietue ja jokainen osasto näkee vain sen, mitä sen pitääkin. Perinnejärjestelmät on rakennettu uudelleen, julkiset verkkosivustot syöttävät tietoja suoraan CRM:ään ja rutiiniviestit toimivat itsenäisesti. Osastoja siirretään yksi kerrallaan kohti täyttä käyttöönottoa, joka on suunniteltu vuoden 2026 loppuun mennessä.